《物业管理书城》

第二节 危机管理分析

实训目标 掌握危机管理对策和危机处理程序。
实训方式 案例教学法,开展互动式教学活动,进行危机管理分析。

社会组织的各类活动中,难免会发生一些突发事件或者各种事故。对处于动态环境之中的社会组织来讲,危机是不可避免的,可以说都蕴藏着爆发危机的可能性。一旦处于危机事件之中,若处理不当,就会给组织造成不同程度的损害,如果处理得当,则可以有效预防、转危为安,甚至化害为利。所以,危机管理是组织公共关系活动的重要内容。

一、危机事件

所谓“危机事件”是指那些突然发生的、危及生命财产的重大事件。这些危机事件不仅给组织造成了人财物的损失,而且会严重损坏组织形象,使组织陷入困境。危机事件可以分为以下四种:
1.组织内部关系危机。常见的组织内部纠纷一般有劳资纠纷、员工关系、部门纠纷、人事纠纷、工伤纠纷等。
2.组织与用户关系危机。这是最常见的外部纠纷,多是围绕产品或者服务的质量、价格以及相关问题的处理方式上产生的分歧和纠纷。
3.组织与组织之间关系危机。与其他组织在诸如协作、合作过程中产生不和或在供销、经济合同等方面发生的矛盾、事故。
4.与政府或主管部门的关系危机。主要表现为与政府职能部门、组织上级主管部门等发生的各种矛盾和危机。
5.与公众的关系危机。在组织管理活动过程中遇到上述四种危机,如果处理不当,往往会伤害公众感情,损害组织形象,面临社会和公众的关系问题,使危机上升成为既损害信誉形象又降低经济效益的严重的整体危机。

二、危机管理
危机管理是一种应急性的公共关系。它是指当一个组织发生了意外的危机事件时,通过有计划的专业处理系统将危机及时处理、修复和完善,将危机造成的的损失减少到最低限度的公共关系运作过程。其具体的内涵,就是指社会组织为了解决组织自身陷入的危机,挽回不良事件给公众造成的不良影响和带来的损失,而采取的一系列具有预防、扭转、挽救作用的策略和措施。

国内有些组织由于缺乏危机管理的意识和实战经验,在危机管理上往往是采取临时应急的处理办法,到了事件发生感到事态不妙时,才开始到处求助和做准备,结果总是落在危机后面,疲于应付。 而相形之下,一些优秀的组织一般都会建立具体、可操作的危机公关体系,在危机之前便有危机意识,未雨绸缪,做好危机规划,在危机发生时能迅速把握时机,重塑并提升组织形象。可以这么说,每一次危机既包含了导致失败的根源,同时又蕴藏成功的种子。危机管理做得好,不仅可以使危机变为商机,公众反而会对组织有更深的了解,更大的认同。因此,在危机面前,要学会发现、培育,进而收获潜在的成功机会;而错误地估计形势,并令事态进一步恶化,则是不良危机管理的典型特征。越是在危机时刻,越能昭示出一个优秀组织的整体素质和综合实力。这就是危机管理的精髓。

三、危机管理的实施

在公关工作中,危机的出现并不可怕,怕的是没有从中吸取处理事件的经验和教训,没有进行规律的总结。从某种意义上讲,危机事件的出现也有它积极的一面,能培养我们认清困难,并提高我们解决问题的水平。所以我们要重视危机管理的实施。
(一)危机管理的基本内容
简单来讲,危机管理的基本内容可分为四个方面:危机之前的预防和准备;危机发生时对危机事件的控制和处理解决;危机事件后开展一系列公共关系活动来重塑和提升企业形象。
1、危机的预防和准备
(1)大部分危机在事发前是有征兆的。因此,避免危机产生的关键在于能否做好危机的发现工作。
危机的发现是指公关工作者在日常的公关工作中,通过一些事物的现象和自己长期的工作经验,对危机事件出现时的及时发现和判断。一种是隐性状态下的察觉;一种是显性状态下的发现。
隐性状态下公关危机的发现。公关工作还处在表面正常的状态,但是隐患已经在某些因素和环节中存在。例如组织内部干群关系,部门关系,上下级关系不和;或者是组织内部管理出现了混乱,效益停滞不前;或者是时代进步了,组织发展的脚步却越来越慢,跟不上形势;或者是出现了组织和公众之间的不协调;或者是组织与政府、社区、同行业产生了摩擦等等,在这种情况下,有经验的公关人员就会发现这些不和目前的发展状态只是萌芽,随着事物的进程和发展规律,就会由量变到质变。特别是会由局部发展到全局。
显性状态下公关危机的发现。显性状态下的公关危机比较容易被发现。稍有一些公关经验,或者是任何一个一人都可以判断显性公关危机。是既成事实的危机状态,而且多是影响较大的突发性危机,常常以重大的损失作为标志,容易为人所重视,
(2)危机是管理工作中不可避免的,所以必须为危机做好准备。
首先要在实际工作中贯彻“以防为主”的方针,树立全员预防危机的意识。
其次要做好危机的准备,建立科学的预报系统,包括人员的和物体的。危机准备有以下几个方面;
第一,拟定防范要点。组织可根据自己的经营特点、产品特点、行业特点、用户特点等,进行事前预期,将所有可能会对组织活动造成麻烦的事件一一列举出来,考虑其可能的后果,拟定一些关键的预防要点。
第二,建立防范机制。根据防范要点,制定具体的防范计划。例如建立自检制度,设有专用的应急设备以及详细的应急方案;健全信访和调查制度;在日常工作中和社会公众加强沟通交流,建立一种牢不可破的相互信赖关系等等;建有准备就绪的危机处理队伍,根据危机应变计划进行定期的模拟训练。模拟训练应包括心理训练、危机处理知识培训和危机处理基本功的演练等问答。
第三,做好信息工作。使组织的活动处于监控之下,要关注那些逐步升级、干扰正常工作运作、危及组织领导人正面公众形象或妨碍组织效益的种种迹象。掌握最新动态,进行分析预测,一旦出现问题的苗头,就将其消灭在萌芽状态。即使问题发生也会争取主动。
最后,还要养成积极主动,认真负责的组织精神,一旦出现问题,要视为已任,勇于承担责任,积极献计献策,投入行动。
2、危机的控制
一旦危机发生,应立即做出有效反应。这个阶段的危机管理,需要根据不同情况确定工作的优先次序。
(1)立即着手危机事件的调查工作。迅速查明情况,判断事件的性质,现状;查明事件的危害程度、受损失的情况 ;查明事件的起因、后果及影响 ;查明事件牵涉的公众对象和在社会中产生的直接和间接的影响力。为制定应对政策及应急措施提供依据。
(2)尽早控制事态的发展。做出正确的判断和决策,争取受害者的谅解、配合和帮助,获取公众的信任,取得卓有成效的挽救结果。把握舆论的主动权,变不利因素为有利因素,尽快消除损失,恢复组织的社会声誉。指定专人作为事故处理发言人,所有面向公众的发言都由他主讲。

(3)及时向自己的组织内部员工,上级主管部门和主要公众对象包括雇员、供应商、客户、以及所在的社区通报信息,及时了解组织重要的内外部关系人员对事情的态度,得到广泛的支持、同情与合作。
3、危机的处理
危机事件的处理是危机管理的核心内容,它既要求在思想上重视,也强调在行动上妥善处理。所以它涉及到危机处理的基本原则、对策和措施等内容。
(1)危机处理的基本原则
处理危机事件、实施危机管理时,绝对不能随心所欲,必须按照一定的原则,妥善地加以处理,用稳妥的方法赢得公众的谅解和信任,尽快恢复组织的信誉和形象。应当遵循的基本原则有下面几项:
一是积极性原则。一是遇到危机的出现,就要有负责的积极的态度调查、了解、分析、判断、决策的工作当中去,寻求最佳的解决方案,争取专家的帮助和公众的支持与谅解,这是危机公关的起码态度。
二是主动性原则。组织内部的人员就要挺身而出,勇于承担责任,寻找解决问题的契机,变被动为主动,使不利因素变为有利因素。
三是及时性原则。危机公关的目的在于尽最大可能地控制事态的恶化和蔓延,把因危机造成的损失减少到最低程度,事件发生后,公关人员要迅速做出反应,果断进行处理,赢得了时间就等于赢得了形象。
四是冷静性原则。要沉着、冷静、富于理性精神。更不能急躁,随意,信口开论。稳定而积极处理危机.应付自如。
五是真实性原则。产生种种猜疑误解,甚至会流传出许多谣言。本着实事求是的态度,公布事实真相,让事实说话,才能防止流言蔓延,影响组织的形象。
六是责任性原则。要勇于承担责任,做到不推卸,不埋怨,不寻找客观理由。这样才能赢得社会的谅解和好感。
七是善后性原则。做好危机事件后的善后工作,包括对公众损失的补偿,对社会的歉意,对自身问题的检讨等等。
八是灵活性原则。进行有针对性、灵活性的处理。由于危机多属于突发性的,不可能有既成的措施和手段。因此,根据实际情况,灵活处理很重要,也很关键。
(2)危机处理的基本对策
危机处理的对策包括总对策和具体对策:
总的对策:重视事实,迅速调查,妥善处理,做好善后工作,再造组织形象。
具体对策:根据不同的公众对象分别采取不同的对策。
第一, 对上级有关部门。及时请示汇报,及时报告事态的发展,求得上级部门的指导。对外回答敏感问题之前,须向上级部门请示报告,严格按照统一的口径对外发布信息。
第二, 对企业内部员工。迅速而准确地把事件的发生和将采取的对策告知员工,使大家齐心协力,共渡难关;
第三, 对受害者。认真了解受损情况,实是求事地承担责任,并诚恳道歉。冷静地倾听受害者的意见,受害者要求给予重视。 给受害人以同情和安慰,避免出现为自我辩护的言行,保持与受害者的联系。
第四, 对新闻界。主动与新闻界取得联系,向新闻界提供事实真相和相关的信息,并表明自己的态度,并与新闻界取得谅解,争取新闻界的合作。公开宣布发布新闻的时间,并按照规定的时间发布新闻,在部分事实结果没有明朗之前,不信口开河,盲目加以评论。 充分利用新闻媒介与公众沟通,引导和控制舆论局势。 如果有关危机的新闻报道与事实不符,应及时予以指出并要求更正。但应保持冷静和理性的态度。及时对新闻界的合作表示感谢。
(3)危机处理的程序和基本措施
当危机不可避免地发生后,所要做的就是如何减少损失,挽回形象。危机处理的基本措施可从危机处理的四个过程来加以说明:
第一,立即调查情况、制定计划以控制事态的发展。在危机处理时,首先应组织有关人员,尤其是专家参与,成立危机处理小组,对危机的状况做一个全面的分析:危机产生的原因是什么?发展状况及趋势如何?受影响的公众有哪些?谁是危机的直接受害者、间接受害者和潜在受影响者?具体受影响的程度如何?他们可能希望通过什么方式予以解决?危机信息对外扩散的发布渠道和范围是怎样的?这些问题必须弄清楚,因为这将是企业采取补救措施的直接依据。在找到这些依据之后,就可以根据这些依据来制定相应的对策。时间和公开化仍是此阶段的要素,如果有必要,甚至可以每天向外界宣布调查的进展情况。
第二,迅速反应,把握主动,积极沟通,有效管理信息的进与出。危机的属性就是公开性,危机处理可以说就是危机沟通。在传播与沟通中,企业一定要掌握报道的主动权,也就是要“说真话,赶快说”。因为一旦外界通过其他渠道了解到某些事实真相,将会使组织陷于非常不利的局面。办法是由发言人以最短时间发表坦诚的声明,承诺将迅速对危机进行处理,并及时对外通报。及时安排准确的信息披露,以进行有效的舆论引导,避免媒体的炒作。例如,三菱汽车频发的事故引起舆论警觉后,又爆出该公司23年来蓄意隐瞒客户投诉的消息,结果三菱被迫在全球范围内召回近百万辆问题汽车。在蒙受巨大经济损失的同时,也失去了消费者的信任,而这种损失无法用金钱估算。
第三,当组织与公众的看法不—致,难以调解时,必须靠权威发表意见。要善于借助公证性和权威性的机构来帮助解决危机。邀请第三方协助调查,以赢取公众信任。事实证明,在很多情况下,权威的介入将对危机处理起决定性作用。例如,雀巢公司的“奶粉风波”恶化后,成立了一个由10人组成的专门小组,监督该公司执行世界卫生组织规定的情况。这些人中有著名医学家、教授、公众领袖乃至国际政策专家。此举大大加强了公司在大众心中的可信性。
第四,做好善后工作,尽快挽回声誉。特别是出现重大责任事故,导致社会公众利益受损时,组织必须承担起责任,给予公众一定的精神补偿和物质补偿。在进行善后处理工作的过程中,必须做到一个“诚”字。例如,美国福特因为凡士通的问题轮胎名声大受影响。为挽回损失,公司耗资350万美元在全美200多家知名网站上刊登了一则告示:“有关凡士通轮胎一事,请点击福特的正式新闻主页。”主页上介绍了更换轮胎的地址、公司新闻公报以及联系方式。福特这则广告所传达的信息是:请相信我们的努力,一切问题都可以得到解决。调查显示,广告刊出后的头7天,点击数达到5000万次。虽然福特因轮胎事件声誉受损,但随后进行的大规模的广告活动至少证明它是一家负责任的企业。


上一页   返回目录    返回首页     下一页
 

版权说明:《物业管理书城》由风云再起手工制作,有问题欢迎发信至:wyfwgw@163.com|

物业管理QQ交流群:3455244  23686798  15138057