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四、居住性物业管理资金的使用方法 1物业管理资金的使用原则
(1)为业主和租户服务原则。为业主和租户服务是物业管理的本职。
(2)实行分类储存、专项使用的原则。各类不同的物业管理经费筹集以后，还需妥善管理，实行分类储存、专项使用。维修基金的使用还须与业主委员会或建设单位商定。
(3)坚持合理使用原则。物业管理公司要本着对业主和租户负责的精神，合理、节俭使用资金，使每一分钱都发挥效益。
2物业管理资金的使用项目
(1)管理费的使用范围
①公司员工的工资、福利及各种保险金额；
②机电设备、消防系统的维修保养；
③公共设施维修保养；
④园庭绿化管理；
⑤清扫保洁；
⑥治安保卫；
⑦公共服务；
⑧公共水电费、办公用品等项开支；⑨其他为管理发生的合理支出。
根据“综合管理，全面服务”的方针和“取之于民，用之于民”的原则以及住宅区的环境、设施管理要求与费用开支水平的不同，以各区域为独立核算单位，按实际开支预算，把各项管理费用与总的使用面积进行分摊来计算出管理费的收费标准。各管理区域管理费收支单独建账、不挪到其他管理辖区使用。物业管理公司应定期向业主和租户公布帐目。
(2)维修基金的使用要求
①维修基金应分类储存，专款专用，不得挪作他用；
②动用维修基金，事先必须与业主委员会商定；
③工程结束后及时结算，公布帐目。
(3)物业管理公司多种经营的收入可投资于其他赢利项目。
由于各省、自治区、直辖市经济发展状况不一，物业管理费用支出的标准也不尽相同。例如，上海地区的大楼、公寓、新式里弄及多层新公房等四种类型物业管理全年发生费用如表所示。
五、经营性物业管理资金的来源与使用技巧
经营性物业是指用于出租能够产生经济收入的物业，如写字楼、零售商业中心、大型贸易市场、工业厂房和仓库等。对此类物业管理要求管理者具有系统的管理知识和操作技能，最能反映现代物业管理的本质。要搞好经营性物业管理，其资金的来源与使用是管理过程中极其重要的一环。
(一)影响经营性物业收益的主要因素
一般来说，影响经营性物业收益的主要因素除了宏观的社会经济状况和供求关系外，还有物业所处的位置、物业的类型及临街状况、租客的类型、租期、楼层、朝向、面积等诸多因素。物业的位置决定了其使用者与外界环境交往过程中的便利程度。例如，北京西单购物中心虽不如燕沙友谊商城高级，但前者单位面积营业额却比后者高得多。这主要是位置不同导致客流量、购买力等不同而带来的影响。
物业的类型对租金的影响亦十分大。一般来说，在其它条件相同的情况下，经营性物业租金从高到低的顺序是：商场、康乐中心、写字楼、公寓。对于零售商业物业来说，其租金高低还与经营的内容有关，一般认为，经营内容不同而使租金承受能力或获利能力从低到高的顺序是：杂质、百货、家具、餐饮、电器、男子时装、书刊和体育用品、妇女时装、化妆品、珠宝首饰。
从投资的角度来说，租客类型对物业的影响也很大。通常来说，物业出租给大型综合性公司在获取租金收益方面有着特殊的安全保障。因为在整个租期内，即使这些公司的某些分支机构的利润水平不尽如人意，也能通过公司内部的协调来支付租金。但如将物业出租给小型公司情况就不同了，由于小公司资金有限，其业务亏损的可能性较大，不能按时支付租金的危险就加大了。所以，同样的物业，租客的类型不同租金也可以有一些差异，租给大型公司的租金通常要低一些。物业可以按不同的修缮期限出租(一个租期时，重新装修一次)。一方面，租客可以负责所有的装修和保险；另一方面，就是由业主负责所有的装修，谁来装修，有关责任问题有许多不同的安排方式，并对租金有很大影响。此外，租期的长短也很重要。业主一般更愿意一次签约一个较长的租期，但租金可以定期调整。由于短租比长租租金要高，但空置的风险性加大，所以业主在同一栋大厦内，通常也要寻求一个短租面积和长租面积的合理比例，以期在承担较小风险的情况下，获得尽可能高的收益物业的收益还与楼层、朝向和面积大小有关。例如，对写字楼和公寓来说，楼层越高租金也越高；而对商场而言，楼层越高租金越低。良好朝向的楼面租金要高一些。面积也同样重要，不同的面积租金水平也有较大差异，通常物业出租的广告中，租金是指单位面积楼面的租金。为了避免就实际面积可能发生的争议，一般要规定面积测量或计算的方式。
(二)经营性物业管理资金的来源
经营性物业管理资金来源有三个方面：业主、租户以及多元化经营。1业主承担。业主是物业管理最主要受益人——按时收租和物业增值，理所应当承担物业管理费用，其管理费的计算方法有两种。
(1)定额法。业主每年承担一定数额的管理费，管理者用之完成合约规定的义务。管理费一般按物业建筑面积或使用面积计算，一座建筑面积5万平方米的物业，每平方米年管理费36元，那么业主每年应承担18万元。但该法没能同管理者的效益(租金)联系起来，管理者缺乏经济激励，实际应用具有一定局限性。
(2)比例法。即业主为物业管理者制定最低的年租金收入指标和物业修缮养护指标，完成后按租金收入的一定比例支付物业管理费。超出部分业主支付额外的管理费。一般地，比例为3%-5%，可视物业现状条件和管理难易确定。这样就把业主和管理者的利益紧密联系起来，充分调动管理者的经营积极性和创造性。
2租户承担。租户也是物业管理的受益者。享受着管理者提供的保安、卫生清洁、设备维修、信息传递等项服务带来的利益，租户能全身心地投入工作，提高了工作效率，减少了不必要的勤杂人员工资支出。租户上交的管理费一般按使用面积收取，商业铺位一般按柜台计算。如甲级写字楼管理费标准香港为2.4-3.5港币/平方英尺，广州世贸大厦为2.4港币/平方英尺，广东国际大厦写字楼为3.1港币/平方英尺。商业铺位的出租在全国各大城市的大型商场、购物中心都在实施。如北京赛特购物中心1993年每平方米日租金为7美元，94年为9美元左右，租约条件为“采用销售倒分成方式租赁，回扣30%，超过保底销售额部分回扣25%”；燕莎友谊商场租约条件为“商场分成回扣30%，超额部分回扣30%”。无论何种租赁方式，租值中均含有一定比例的物业管理费。至于物业管理费占租金的具体比例，目前国内还没有经验数据供物业管理公司制定管理费比例，这有待在实践中进一步探索。
3其它专项服务收入。除了视提供服务的内容和深度不同收取的管理费外，物业管理公司还根据租户的实际需求提供各种专项服务，这类收入包括公司自行经营的商场购物服务收入、餐饮服务收入、商务中心服务收入、交通服务收入以及各种委托代办服务收入等等。对于经营性物业管理来说，各种专项服务收入在整个收入中占有较大的比重。
(二)经营性物业管理资金的使用
经营性物业管理资金的使用主要有三个方面：管理费用、营租费用、税费。因为物业管理公司接管物业有的空间已出租，有的待出租。其工作包括两部分，一是管理好物业，为现有租户提供良好服务；二是加强管理工作，尽快租出空置房屋，把空置率降低到最低限度。
1管理费用支出。经营性物业的管理费用支出一般包括下列内容。
(1)建筑物的维修费用。平均的维修费用取决于建筑物建造和设计的类型、建筑物的楼龄以及租约中规定的租户承担的责任范围。最有效的方法就是参照建筑物实际情况，求出建筑物内、外部修理所需的周期性费用，并将这笔费用折算成年金，再将所算出的结果与类似物业的相关费用进行比较。
(2)机电设备管理费用。机电设备如发电机、中央空调、电梯、供电、供水、消防、通信等设施设备，其运行与维修费用与设备质量关系大，贵重设备的维修费用较高。
(3)治安保卫管理费用。保安人员工资和防盗报警设备维修保养费是该项主要支出。
(4)卫生清洁管理费用。该项费用主要取决于所雇佣清洁工数量的多少，以及清洁工具及用品的消耗支出。
(5)职员工资以及福利。职员费用要视实际情况来定，应注意考虑实际雇佣的职员数量对物业管理来说是否足够，这些职员主要是为保证建筑物正常使用而必须雇佣的人员。
(6)办公费。物业管理公司日常工作购置办公用品所需费用，如办公桌椅、电话、传真机、笔墨纸张等。
(7)保险费。保险费随选择的险种不同，承保范围也不同，一般承保范围越广保险费越高。一般来说，火险是最主要的选择险种，其它还要包括公众责任险、人身财产安全险、电梯保险等。
在费用比例上，大陆的人工费用较低，而电费和清洁费用则较高。这主要是由于大陆物业管理尚处于起步阶段，许多硬件设施都不能很好地配合，使得水、电等可变费用占管理费用的比重过大。作为物业管理公司应分析原因，尽量将这些费用控制在较低水平，从而降低物业管理的管理成本，于业主、租户和公司都是大有益处的。
2营租费用。物业管理公司接管用于出租的物业的管理任务后，还要花费大量的财力和人力从事营租管理，这是因为：
(1)保证入住租户的需要。虽然租户签定了租约并已入住，但若管理不善或者经营方式不力，达不到租户期望的目标，那么租户会在租约期满后另觅他处。这一点对商业物业特别重要，铺位虽然租出，但如果在一定时间内管理不能采取有效措施吸引顾客来购物，门前冷落，交易暗淡，租户赢利无望，就容易撤离不干。业主和管理公司的经济效益也难以实现。
(2)吸引新租户的需要。通过高质量的物业管理和有效的营租活动吸引潜在租户，尽可能提高物业的出租率。
(3)增强竞争优势的需要。经营性物业租赁市场不是一成不变的，而是动态的、时刻变化的，竞争性租赁物业不断涌现，租约条件越来越优惠，要使自己始终立于不败之地，就必须加强营租工作，提高竞争能力，为租户提供质高价廉的服务。
营租费用是物业管理公司为开拓市场，加强竞争力所需要的费用。
(1)广告费。广告是提高物业形象，扩大物业知名度，吸引租户的重要手段。在整个营租费用中，广告费占较大的比重。广州玛莎世界广场就是采取报纸媒体公开招租的。该广场为大型购物中心，占地8600m2，商场总面积20475m2，配套足够的写字楼，正门外广场面积3000m2，停车位100个。该广场采取大百货公司式的管理方式，由专业物业管理公司统一经营管理。通过《羊城晚报》把上述信息传递给目标客户，每次广告费至少在5万元以上，可见其费用是相当高的。
(2)代理费。这是指物业管理公司委托他人或单位代理营租业务，利用对方的知识、经验和信息网络办理租赁，并根据代理者业绩大小付给代理服务费的一种费用。由于代理人或单位只起中介作用，所以一般都以中介费标准付费。中介费标准因地而异，一般按成交额的1%-5%计算，成交额越大计费基础增大，百分比降低。
(3)公共关系费用。成功的公共关系活动对营租工作有着巨大的促进作用，因为良好的公共关系而联系的客户成功率高，相处融洽。完善的公共关系方案的实施也需要不小的开支，管理者一定要在充分调查研究的基础上做决策。
(4)其他费用。这是指进行营租推广活动所需要各种杂项支出，也应在预算中予以考虑。
3有关税费。物业出租经营过程中的主要税费包括房产税、营业税、城市建设维修税、教育附加费和土地使用税等。
六、日常费用的支出
日常综合管理费是指物业管理企业为了保证物业正常运转和为业主提供方便，而向业主或住户收取的用于组织开展的多项日常物业管理而发生的费用支出。主要包括以下几个方面：
(一)人工费
它是指物业管理企业为聘用日常管理人员和维修工人而发放的工资、工资性津贴和福利支出等。
(二)劳动防护保护费
它是指物业管理企业职工的劳动防护保护用品和技术安全设施的购置、摊销和修理费用；供职工保健用的解毒剂、营养品、防暑饮料、肥皂等物品的购置或补助费，以及职工洗澡、饮水的燃料费等。
(三)保险费
它是指物业管理企业为物业投保财产保险(如火险、灾害险等)和各种责任保险时所发生的支出。
(四)行政办公费
它是指物业管理企业管理部门管理行政人员的工资、办公用的文具、纸张、账表、印刷、邮电、书报、会议、水电、烧水集体取暖用煤费、差旅交通费、公共关系费、广告费等。
(五)公用水电费
它是指物业管理企业因值班等而耗用的电费，公共照明系统包括大厅、门厅、走廊、路灯、装饰灯(含节日装点灯)的用电和其他用电(如电梯)、其他用水(如喷泉)等费用。
(六)保安服务费
它是指物业管理企业为维护所辖区域范围内的日常公共秩序，排除干扰，保持安静，保证安全而进行保卫警戒所发生的费用。包括支付给保安人员的工资、津贴、福利支出、保卫系统设备的日常维护费、耗用电费及保卫工器具(如警棍、电池、手电筒等)费，或者缴纳给专业保安公司的费用。
(七)环卫清洁费
它是指为保持物业环境卫生清洁而发生的费用，包括支付给清洁工人的工资、津贴、制服费和垃圾清运费，垃圾桶、垃圾袋购置费、清洁机械费(如大中型清洁机械、大楼幕墙清洁设备、打腊抛光机和日常清洁工器具费等)和清洁工人所需的其他费用。
(八)绿化养护费
它是指物业管理企业为护花种草美化环境而发生的各项费用支出，包括绿化用的材料费、工具器具费、绿化种植再造费，绿化养护工人工资、奖金、津贴，绿化用水费等。
(九)公共设施日常维修费
它是指一般公共设施和特殊公共设施的日常维修费用。包括公共照明系统、抽送风电机、给排水设备系统、供配电设备系统、消防系统、公共建筑道路和电梯、中央空调、非有限电视公司提供的电视设备系统等的日常维修费用。
(十)其他日常管理费
它是指除上述各项费用开支以外的其他各项日常管理费用。
从上述日常管理费的构成中可以看出，有些费用如办公费等是属于相对固定的费用，其总额并不随着所接管物业的数量增减而增减。但就单位建筑面积所分摊的费用来看，则随着物业管理企业所接管物业数量的变动成反比例变动，即所接管物业的数量增加，每平方米建筑面积分摊的费用随之减少。因此，物业管理企业多接管一些物业，相对就可降低日常管理费收费标准，从而可在一定程度上缓解我国居民收入水平不高与日常管理费过高的矛盾。
七、日常费用支出预算
为了对日常综合管理费进行有效的管理，也为了更好地贯彻“量出为入”的原则，尽可能在收取的日常综合管理费范围内，给业主和住户提供优质服务，创造方便舒适的生活环境，物业管理企业就得核定企业在计划期内完成日常综合管理任务所需占用的日常综合管理资金，作为企业收取和使用日常综合管理费的依据。
物业管理企业在核定日常综合管理费的预算资金需要量时要考虑以下几个因素：
第一，计划期内所接管物业类型、性质、结构、设备设施装置及管理服务要求；
第二，类似物业的以往历史资料和日常综合管理费的经验数据；
第三，对未来通货膨胀率的估计。
由于物业具有多样性的特点，每一物业几乎都有它独特的形式和结构，所需的日常综合管理费也不尽相同。因此，从理论上讲，每一物业的日常综合管理费预算定额都应单独测算，但这样计算比较繁琐，为了简化测算手续，可将物业分类，将同类结构的物业群所需的日常综合管理费测算出来，然后再按建筑面积平均分配。如某物业管理企业所接管的“名雅苑”小区中有多层住宅18栋、复式住宅12栋、高层住宅3栋，则可将18栋多层住宅、12栋复式住宅和3栋高层住宅所需的日常综合管理费预算资金定额，分别测算出来，然后再分别平均到各类物业的每一位业主。日常综合管理费的预算可用下列公式计算得出：
P=ΣPi (i=1,……n)
P——表示某类物业的日常综合管理费预算；
Pi——表示某类物业第i项日常综合管理费预算；
i——表示费用的项数；
Σ——表示所有费用项目的算术加总。
合理地计算日常综合企业管理费预算，关键是要将每一项费用都正确合理计算出来，不要漏项。
下面分别说明每一项日常综合管理费的预算额的计算：
1人工费的预算
人工费预算基本上取决于两个因素，一个是计划期内不同性质、类型、对象的物业所需要聘用的日常管理人员数和维修工人数；另一个是计划期内所聘用的日常管理人员和维修工人的人均工资额。人工费预算定额的测算公式可表达为：
Pi=Σ(Ni×Wi) (i=1，……n)
Pi——计划期日常综合管理费中人工费的预算额；
Ni——计划期需聘用的第i类日常管理人员和维修工人数；
Wi——计划期第i类人员的人均工资额。
如表1-23所示，某物业管理企业要完成所接管的“名雅苑”多层住宅的日常管理任务，需聘用4人管理人员，每人每月工资600元；20个楼管员，每人每月工资350元；1个日常水电维修工，每人每月工资500元，则每月共需开支的人工费为：
Pi=4×600+20×350+1×500=9 900(元)
2行政办公费预算
行政办公费预算可通过预测全年费用支出，折合每月费用计算得到。对已有管理经历的物业管理企业，可根据上年企业会计报表和年终决算，得到报告期全年行政办公费支出数，再考虑物价上涨因素和应该减少的不合理支出，就可得到计划期全年行政办公费预算。用公式可表达为：
P2=F。(1+i%)-F。
P2——计划期行政办公费预算额；
F。——基期行政办公费实际支出；
i——通货膨胀率；
F′。——基期行政办公费中的不合理开支。
没有管理经验的物业管理企业可用下列公式测算行政办公费支出预算：
P2=ΣFi (i=1,……n)
Fi——指第i项行政办公费开支预测额。
3劳动保护防护费预算
劳动保护费预算主要取决于两个因素：一是计划期内物业管理企业所需聘用的职工人数；二是计划期内人均的劳动保护防护费。用公式可表达为：
P3=N×β
P3——计划期内劳动保护防护费预算额；
N——计划期内聘用的职工人数；
β——计划期内人均劳动保护防护费。
式中计划期内人均劳动保护防护费，可根据报告期合计资料中的有关数据加以测算分析得到。
4公用水电费预算
公用水电费预算主要取决于不同物业的公共设备设施装置和用水用电量及水电费的单价。用公式可表示为：
P4=ΣQ电i×P电+ΣＱ水i×P水 (i=1,……n)
P4——表示计划期内公用设备设施用水用电费支出；
Q电i——表示第i项公用设备设施用电量；
Q水i——表示第i项公用设备设施用水量；
P电——表示电费单价；
P水——表示水量单价。
公共设备设施一般主要包括公共照明设备系统、抽水送风机、给排水设备系统、电梯、中央空调，其用电量的计算，可根据实际使用情况测算。但有经验的物业管理企业可以根据报告期的用水用电情况和计划期要求节约降低的用量指标，测算得到。它们的具体计算如下：
(1)公共照明设备系统用电量的计算
Q电1=(W1×T1+W2×T2+……)×30
Q电1——公共照明设备系统用电量；
W1——每次开启时间为T1(小时)的照明电器总功率(千瓦/小时)；
T1——每天开启时间(小时)；
30——每月天数。
(2)抽水送风机的用电量
Q电2=W×24×α×30
Q电2——抽水送风机的用电量；
W——抽水送风机的功率(千瓦/小时)；
a——表示使用系数a=平均每天开启时间/24小时。
(3)给排水设备系统用电量
Q电3=W×24×a×30
Q电3——表示给排水设备系统的用电量；
W——给排水设备的功率。
a——给排水设备的使用系数。
(4)电梯用电量
Q电4=n×W×24×a×30
Q电4——电梯用电量；
n——电梯数量；W——电梯功率
a——电梯使用系数。由于写字楼、商厦、住宅和公寓的电梯使用时间和频率不同，因此a会有差异。通过统计方法进行估算，a大约在03～06之间。
(5)中央空调用电量
Q电5=n主×W主×b主+(n泵×W泵+n塔×W塔)×b辅｝×T×30
Q电5——表示中央空调用电量；
n主——主机台数；
b主——主机的负荷系数；
W主——主机的功率；
n泵——水泵台数；
W泵——水泵的功率；
n塔——冷却塔电机的台数；
W塔——冷却塔电机的功率；
b辅——辅机的负荷系数；
T——每天空调工作时间；
30——每月天数。
5保安服务费预算
保安服务费由保安人员人工费、保安设备系统维护费和日常保安工器具费构成，应分别计算出这些费用预算，加总后即得出保安服务费预算额。用公式可表示如下：
P5=Σ3i=1Fi=F1+F2+F3
P5——表示保安服务费预算额；
Fi——表示第i项保安服务费预算额；
F1——表示保安人员人工费；
F2——表示保安设备系统维护费；
F3——表示日常保安工器具费。
其中，F1=保安人员聘用数×(人均工资奖金等+人均服装费+人均保险费)；
F2=保安设备系统用电量×电费单价+日常维修养护费；
F3=日常保安用警棍、电池和电筒等购置费。
物业管理企业若将物业的保安服务任务交给专业保安公司承包完成，则保安服务费预算额即为将支付给专业保安公司的费用。
6环卫清洁费预算
测算环卫清洁费预算可先将构成环卫清洁费的各项费用支出预算测算出来，然后加总。用公式可表示为：
P6=ΣFi (i=1,……n)
P6——环卫清洁费预算额；
Fi——第i项环卫清洁费支出预算。
若物业管理企业将物业环境清洁卫生任务，交给专业环卫部门承包完成，则环卫清洁费预算为支付给专业环卫公司的费用。
7绿化养护费预算
绿化养护费预算的测定，也是先将构成绿化养护费的各项费用支出测算出来，然后加总。用公式可表示为：
P7=ΣFi(i=1,……n)
P7——绿化养护费预算额；
Fi——第i项绿化养护费的支出预算。
8保险费预算
物业管理企业在确定物业保险费预算时，首先要选择好险种，险种的选择是由所接管物业的类型、使用性质决定的，同时也要考虑业主的意愿和承受能力。业主如有异议，则必须经过业主管理委员会或业主大会讨论决定，并形成法律文件。
(1)一般对于公寓、别墅小区，只对配套的水电设施投保，以便万一受到地震、台风、火灾等破坏时能及时修复。
(2)对于高层写字楼、商厦、酒店等，则必须投购大厦财产保险，包括土建、装修和设备。一般是按楼宇的总造价来投保。对于商厦、酒店，还要投购公共责任险。
(3)对一些特殊设备(如高层公寓的电梯、酒店的中央空调等)进行投保。
总之，综合考虑安全、经济、地区特点、业主承受能力等诸多因素，审慎地选择投保是做好保险费预算的前提，也是搞好物业管理的一个重要环节。
保险费预算确定的公式如下：
P8=∑(MiXi)(i=1,……n)
P8——保险费预算额；
Mi——投保的物业价值第i种保险种类；
Xi——第i种保险种类的保险费费率。
9公共设备设施的日常维修养护费预算
公共设备设施的日常维修养护费预算，可以根据各种不同物业的历史资料和经验数据测算取得。如一般一台水泵的月养护费为100元，一部电梯的月养护费为1
000元。
10其他管理费预算
其他管理费预算，可以根据历史资料和经验数据测得，可将第1项到第9项的日常综合管理费加总后，乘一定的系数取得。 |