第四节 物业管理费的核算技巧

一、物业管理费的组成

物业管理公司在对物业进行管理的过程中所发生的各项支出，一般称之为物业管理费用。对物业管理费用的核算，是物业管理公司财务管理工作中的一项非常重要的内容。一座物业投入管理运行之前，必须进行管理费用的核算，运行一年后，还要根据上年运行情况进行调整。费用标准预算方案要经物业管理公司审阅后提交业主管理委员会讨论审核通过之后，方可公布执行。

物业管理费用标准的测算可以用下面一个简单的公式来表示：
P：代表求得的物业管理费用标准(元/月·m2或元/年·m2)；
F：代表费用(元/月或元/年)；
i：代表费用项数(i=1,2,3……n)；
Σ：表示对所有费用项目算术之和；
S：表示参加测算的物业总面积(m2)。
上面列出了许多费用项目，但绝不是全部。具体到核算一个特定物业的管理费用标准时，由于物业类型的不同，可能只用到上述费用项目的一部分。总的说来，要想得到一个较为适用的费用标准，除了合理预算每项费用外，关键是不要漏项，要把所有发生的费用项目尽可能全部计算在内。

为了测算与收费管理的方便，一般又把上述项目按管理专业和专用设备归类分别核算，即分为十一类：行政办公费、一般公共设施维护费、电梯费、空调费、环卫清洁费、绿化费、保安费、保险费、管理者酬金、税项等。
二、管理费的核算具体技巧介绍

(一)行政办公费的核算

此项费用的核算可以用全年的费用预算来折合出每月费用(全年费用/12)。物业管理公司根据上年的年终决算数据很容易就得到这一数值。
其构成为：
1行政办公人员费用，包括工资、福利津贴、保险和服装费等；
2文具、办公用品；
3车辆使用费，包括油费、维修费、折旧费；
4节日装点费；
5公共交际费；
6宣传广告费；
7一切杂项。
为所管物业之总面积，管理面积越大，则每单位面积分摊的行政办公费越低。

(二)一般公共设施维护费的核算

其构成为：
1人员费用。分管理人员、技师、工人等各类人员，包括工资、福利、津贴、保险和服装费用等。
2公共照明系统。此项又分为：
3抽送风分为以下二项：
4给排水费用如下：
5供配电、发电系统设备维修费。F8(元/月)
6消防系统维修费。F9(元/月)
7公共建筑、道路维修费。F10(元/月)
8以上2～7项之不可预见费用，按10%计。
9更新储备金。

(三)电梯费的核算

1电费
n：电梯数；
W：电梯功率；
a：电梯使用系数，由于写字楼、商厦、公寓的电梯使用时间和频率不同，会有差别，它可以通过统计的方法进行估算，a大致在03～06这样的范围。
2维修费，包括材料和专门人工费。
3第一、二项之不可预见费用，按10%计。
4更新储备金。

(四)空调费的核算

1电费
中央空调之公共用电有主机和辅机(水泵、冷却塔等)两部分，所以：
2水费。
3维修费(仅指公共部分，各业主户内风机由业主负责费用)，包括材料和人工费用。
41～3项之不可预见费用，按10%计算。
注意：由于办公楼、商场的人流量不同，所以制冷量在设计时也不一样。在提出上述之后，各类型物业要根据其设计数据调整价格。如商场一般制冷量是写字楼的2倍，所以，对于商场的空调费分摊就应是(元/月·平方米)。
5更新储备金。

(五)环卫清洁费的核算

1人工费。包括管理人员及工人的工资、福利津贴、奖金、保险、制服等。F1(元/月)
2清洁机械材料费。其中大型清洁机械，如大楼幕墙清洁设备、打蜡抛光机等，按价值和使用年限折算出每月的值；日常易耗品及工具，每月作预算。F2(元/月)
3垃圾桶购置费。
4垃圾清倒费。
5化粪池清理费。
6水池清洁费。
7清洁环卫所需之其他费用。

(六)绿化费的核算

1人员费用。包括管理人员、技师、工人等。
2绿化工具、材料(如化肥、除草剂等)费。
3绿化用水费。
4园林景观之再造费用。

(七)保安费的核算

1人员费用。包括工资、福利津贴、人身保险、服装床铺等。
2保卫系统设备，包括：
(1)电费
(2)维修费
3日常保卫器材费(如警棍、电池等)。
4更新储备金

(八)电视系统费用的核算(非有线电视公司提供)

1电费，W×30×P电。
2维修费。
3节目租用费
4更新储备金。

(九)保险费的核算

及时投购保险是物业管理中一个不可忽视的方面，切不可怠慢或存侥幸心理，一旦由于某种灾害造成了物业总体的破坏，而无资金及时修复，那将是物业管理公司的严重失职，它会因此而丧失管理资格，而业主所蒙受的损失更是无法弥补的，所以必须加倍重视。
1险种选择
险种的选择是根据所管物业的类型和使用性质来决定的。同时要考虑业主的意愿和承受能力。业主如有异议，则必须经过业主管理委员会或业主大会讨论决定，形成有关文件。
(1)一般对于多层公寓、别墅小区，只对配套的水电设施投保，以便万一受到地震、台风、火灾等破坏时能及时修复。
(2)对于高层写字楼、商厦、酒店等，则必须投购大厦财产保险，包括土建、装修和设备，一般可按楼宇的总造价来投保。
(3)对于商厦、酒店的管理，还需投购公共责任险。
(4)对一些特殊设备(如高层公寓的电梯)投保。
总之，综合考虑安全、经济、地区特点、业主承受能力等诸多因素，审慎地选择投保，是搞好物业管理的一个重要环节。
2保险费分摊
M：投保总金额；
X：保险费率；
S：保险受惠物业之总面积

(十)更新储备金的核算

物业的配套设备都有一定的安全使用寿命，到时候就得更换(否则可能会酿成灾害)。一下子向业主筹集这笔费用，业主肯定难以承担，所以物业管理公司有责任从物业投入使用开始就逐年积存这部分费用，以备不时之需，这是物业管理费重要的构成部分。从所有权关系上讲，这笔款项是业主的共有财产，所以要在银行单独立账，由业主管理委员会和物业管理公司共同管理。当物业管理公司更换时，此笔款项必须移交给新的物业管理公司。物业管理公司使用这笔款项，必须经过业主管理委员会的审批。

关于更新储备金的几点争议及说明：
1业主费用负担过重的疑虑
目前，很多物业管理公司在核算管理费用时，总觉得更新储备金是一个较大的费用项目，总顾忌于业主的承受力而不予核算或人为地减少其数额。实际上，这里有一个财产关系需要澄清：表面上看，储备金是业主的一项费用支出，但实质上这笔支出却是业主财产的积累，就好像业主每月在银行存了一笔钱一样。不考虑物价上涨因素，物业随着使用年限的增长，设备逐渐老化，物业的价值在贬低，但储备金的逐年积存，将正好抵消了这一贬值的部分，这恰恰是使物业保值的一种管理举措。加之储备金的核收考虑了物价上涨因素(即每年要根据物价上涨指数进行调整)，因而物业的升值因储备金的存在才真正得以实现。

再者，储备金的核收完全是出于业主的利益考虑。管理者不仅要考虑业主的现时利益(所谓“费用负担”)。更应当为业主的长远利益考虑，二三十年之后，如果由于缺少更新资金而使空调停机，十几层以上的大厦电梯停运，水电设施带险运行，那将是管理者的失败。

对于业主来说，交纳储备金等于在为后人积累财富，因为这笔金融资产是归业主自己所有的。
2重复折旧的争议及其平息
由于在核算设备更新储备金时采用了与设备折旧类似的算法，不少业主认为这样出现了设备的重复折旧，因此而不愿意承担这部分费用；不少管理者由于对这其中的财务关系也未透彻了解，在说服业主时也感到不少困难，所以非常有必要从财务角度彻底阐明其中的资产关系。业主在购买了物业之后，应将购置费用按不同设施的使用年限，以折旧的形式，作为固定成本，参与企业的经营核算。但储备金只是将几十年后更新设备所需的资金交由物业管理公司代为储存积累，应作为企业往来账目，记在应收款账下，表现为该企业银行存款减少，企业应收款的增加，企业的资产并未减少。在账务处理上，储备金不应记入成本，只是到了几十年后设备更新时，积累的这部分储备金才转为该企业更新设备的成本，参与下一轮设备折旧和固定成本的摊销。整个过程之中，设备随着使用年限增长而贬值，而储备金却在不断增加，始终保持了设备百分之百的价值，即物业保值得以实现。储备金的核收积存，对于保持物业长久的完整性和正常使用意义重大，必不可少，对于多业主共有之物业来说，更是如此。因为几十年之后，设备需要更新时，一下子向业主分摊许多费用，业主必将不堪重负，如果由于收不足更新费用而使设备得不到更新，使物业管理运行瘫痪，物业的价值、业主的利益将大大受损。所以，现在就逐步积存更新储备金，实际上是减轻了业主的费用负担，真正维护了业主的利益，即使业主几十年后要转让自己的物业，由于这笔储备金的存在，也不会使转让价值受损。
3储备金的管理和增值动作
(1)储备金的管理。储备金是业主的财产，虽然由物业管理公司核收，但必须由业主管理委员会和物业管理公司共同管理，接受全体业主的监督，任何业主都有权对储备金的管理和使用情况进行查询；物业管理公司也有将储备金收入、管理和使用情况向业主公布的责任和义务。作为一种安全、透明的操作程序，可以由业主管理委员会和物业管理公司共同开设一个储备金账户，业主可以将应缴的储备金直接划入或存入该账户，待交款单或进账单到物业管理公司核销该笔费用，这样就可以有效防止某些物业管理公司不负责任的短期行为而使业主蒙受财产损失。
(2)储备金的增值动作。储备金(包括维修基金)存于银行不动，必然会随着时间的推移和物价的上涨而贬值，所以在保证资金安全的前提下，通过经营运作使之增值也是很有必要的。当然，该笔资金的使用必须经由业主大会讨论通过。业主管理委员会可以接受全体业主的委托成为该笔资金产权的合法代表人，由它签订各种经营合同。它和物业管理公司可以将该笔基金的一部分委托给经营信誉良好的专业基金管理公司或企业，由其操作，获取经营收益；物业管理公司也可以向业主管理委员会申请使用该笔基金。这当中，安全、有效的抵押或担保是必不可少的，且应特别注意委托经营合同等法律文件的完备性和有效性。

(十一)物业管理公司酬金的核算

上述十项费用(并未完全包括)都是管理所需的实际支出，是没有利润的。物业管理公司作为一个企业实体，要有合理的利润，否则将会失去经营的动力。酬金的比率可根据管理的水平、管理成效，由物业管理公司和业主管理委员会商定。一般服务性行业的利润率在8～15之间。这笔费用就是以以上十项费用之和为基数，乘上酬金比率即可。

(十二)税项的核算

这是一个目前尚未解决清楚的问题。前述第一至第十项费用是管理的实际需要，无利润可言；水费、电费、收视费等只是由物业管理公司代收、代缴，对于这部分往来收入，不应该向管理者征税，否则就出现了重复征税的问题。但目前税收部门仍对管理公司的全部收入征税，这一方面增加了业主的费用负担，同时也带来了管理上的困难。这一问题有待在物业管理的立法中予以明确。物业管理公司要认识并尽可能妥善处理好这一问题。
三、如何加强收费管理的力度

(一)一般性追讨

当上月费用被拖欠时，物业管理公司在第二月向业主(使用人)发催款通知单。此单将上月费用连同滞纳金以及本月费用一起通知业主(使用人)，并经常以电话催缴。电话中要注意文明礼貌，如果第二月仍被拖欠，物业管理公司将在第三个月第二次发催款通知单，此前两个月的费用、滞纳金和当月费用一并通知，并限期三天内缴清，三天过后物业管理公司将根据管理公约停止对其服务(停止水电供应等)。如果业主(使用人)经收费员上门催缴仍然拒付，物业管理公司可根据管理制度以及相应的法律程序处理。在香港，遇到这种情况时，管理商将立即通知房产交易部门，停止该房产的交易；然后联同债务清缴部门拍卖该房产，拍卖所得扣除管理费等诸项费用和滞纳金以及支付诉讼的拍卖手续费所剩部分，归还原业主。物业管理公司可将这些条款写进管理公约中，依照法律程序去执行。

(二)区别性追讨

物业管理公司对拖欠费用的业主(使用人)要区分不同情况，采取不同措施。对于费用大户，要亲自登门(有时物业管理公司的总经理也要亲自去)，进行解释和劝导，争取其理解和支持；对于一些“钉子户”，则要严格按照法律执行；对于一些确实有困难的“难点户”，可以考虑适当予以优惠。

四、筹措物业管理资金计费标准的核算方法

筹措物业管理资金计费标准的核算是物业管理的重要一环，也是物业管理资金能否顺利筹措到位的关键。一般筹措物业管理资金计费标准的常用方法有如下四种。

(一)成本法
成本法是指物业管理企业首先按市场行情和实际发生费用支出，计算出物业管理费的成本价，然后加上根据一定的利润率计算出的管理酬金，得出筹措物业管理资金计费标准的方法。成本法的关键是：收入和开出都是按实际成本计算，在收支平衡的基础上确定一定的利润率。如某物业管理企业接管的某一高级住宅综合管理费实际支出。

管理费支出实际成本为24 13193元，除以424户，则每户每月要承担管理费实际支出为5691元。物业管理企业若确定管理利润率为10%，则每月每户实际要承担的管理费用标准为5691×(1+10%)=6260元。

(二)对比法
它是指同类物业中某一物业计费标准完善，执行效果良好，其他物业管理费的计费标准就可通过对比，逐一确定每项管理支出和收入的办法。它适用于同一地区或经济发展水平接近地区的同类物业，这种方法也叫参照法。

(三)经验法
它是指在掌握不同类型物业管理费计费标准及执行效果后，根据以往经验确定受托管理物业的计费标准的方法。这种方法实用、简单，避免了其他物业管理计费的弊端。由于我国物业管理刚刚起步，可供参考的实例少，此法的应用受到限制。

(四)综合法
它是指综合上述三种方法的优点，对多种计费方案反复比较、修改，最后制定最佳计费标准。因用此方法制定的标准吸收了前三种方法的优点，所以具有很强的实用性。


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