第三节 物业经理应掌握的财务操作

一、年度预算的操作

在财政年度开始之前，物业经理必须根据过去的有关数据和对以后12个月开支的预测做出年度预算，他/她须决定计划内和预防性维修项目所需的资金数额，然后还要对所要进行的工作做出估计。通常，物业经理或他/她的代表需征求业主的意见，并赢得他们对预算的支持。预算样本
大厦名称：
(财政年度)收支预算
支出项目 港元$
广告(用于招聘工作人员等) a
坏账 b
拖车服务合同 c
清洁 d
社区和节日活动 e
折旧 f
房门电话维修合同 g
电(公用部分) h
花草(环境) i
总务处各种费用(租金、电话、用电等) j
保险(火警、第三者责任保险、公共责任保险) k
电梯维修合同 l
法律咨询费、审计费 m
水泵维修 n
维修和养护(一般性) o
重新装修(计划内项目) p
差饷 q
薪金、工资、退休和医疗救济金 r
保安服务合同 s
文具、印刷和办公用品 t
游泳池运作费用 u
网球场地运作费用 v
水费(公用部分) w
小计 A
物业经理薪水(管理代理的净收入) x
大厦改进基金(或重置储金) y
意外事故(总支出的2%～5%) z
合计 B
收入
拖车费 aa
储蓄利息 bb
游泳池门票费 cc
网球场租 dd
其他收入 ee
小计C
净开支 B-C
预计剩余c/f ff
管理费用 D
按本年利率收缴的管理费 gg
由增加管理费用弥补之不足部分 hh
下个财政年度的增加百分比 hh
gg×100%
注：以上所列收支项目并非全部，物业经理应根据会计要求决定最佳呈式和项目组合。
收支账目样本
大厦名称：
从(日期)至(日期)收支账户
收入 港元$
管理费 a
其他 b
总收入 A
支出
薪水和工资 c
清洁合同 d
等等 e
等等 f
总支出 B
运作盈余(逆差) A-B
盈余b/f h
总盈余(逆差)C/F D
资产负债表样本
大厦名称：
(日期)资产负债表
现行资产 港元$
应收管理费 a
应收账款 b
预付款 c
经理往来账户 d
总资产 A
储金和保留基金
管理费储金 e
公共设施储金 f
大厦改造基金 g
运作盈余(逆差)
现行负债
应付账款和增值
总负债 B+C
注：A=B+C
二、资本基金的操作

对于每一个须做预算的物业经理来说，准备特别基金是谨慎明智之举。这是为困难时日做准备，在需要用资本基金支付主要更换项目时避免大幅增加管理费，如修葺和刷新主要外墙、水泵、发电机、电梯等。但是准备特别基金应注意储备适量资金以应付已获准的如某一项目使用期限已到时的翻新或更换项目。

换句话说，就是储存适量现金收取利息，在上一年底应已存够现金以支付更换项目。

需要估计每一资本项目的实际年限，如一个水泵可用五年以上，然后计算更换的费用，还要考虑到那时的通货膨胀率。在确定了储蓄金应付利息率后，可用偿债基金要素计算出每月需储蓄的金额。

三、偿债基金的操作

偿债基金的操作必须做好许多工作。
举例
一批如果现在更换须花费50 000港币的水泵，可正常运作8年，那么，如果通货膨胀率为5%，定期储蓄利率为4%，需储备多少偿债基金?
计算
每月须储存之数额 $668
核对
每年储存金额 $8015
1元每年利息4%共8年所值(注) 9214
8年累计资本基金 $73 850
注：1元每期附息后的未来所值，即：
由于通货膨胀和定期储蓄利率的变动，须每年复核计算，以便制定自己的财务政策。如果遇到高通货膨胀率时，要更换一个项目则要储备更多的金额。然而，许多资本支出项目累积起来，每年所需储备金额数量相当可观，这将导致年度预算里的服务收费的增加。因此，必须做好收支平衡和资本基金的年度复查，这是物业经理利用自己的专业知识和经验为业主提供便利的重要方面。
四、信用控制的操作

通常，公契和/或管理协议里有条款规定，业主要在每月的第一天向管理代理缴纳一定的金额，其数量是业主该年度按预算比例应上缴债务的1/12，这笔金额就叫管理费或服务费。如果业主没有在规定的期限内缴纳管理费，物业经理或者管理代理可对未偿还债务加收利息及催缴费以支付因业主违约造成的额外工作。公契条款须对此加以规定，便于物业经理按章行事。

物业经理要给他/她的下属(通常是负责该地区的物业职员)拟定书面的征缴管理费的手续，以及随后发放的征缴提醒通知。管理职员一个及时客气的电话通知常常能促使问题得以尽早解决，以避免向业主发最后的征缴通告乃至采取法律措施。有经验表明，对征缴管理费给予密切关注能有效减少拖欠缴费现象的产生，这样也就减少了需交小额钱债审裁处处理的案件数量。

尽管发了最后催缴通知，管理人员又多次口头提醒，但还会有个别业主习惯性拒缴或拖欠超过30天。为了执行收缴，可采取以下手段：
1根据公契条款，物业经理通常可到地政署登记一份针对违约业主名下股份的备忘录。这种根据公契或管理协议登记的指控，作为物业经理向有关司法部门提起的正当的指控，是可以强制执行的。物业经理代表所有业主利益要求对违约业主的股份进行出售，并对违约业主的住房和店铺有绝对的使用、占住和享有权利；间或通过香港法院的法律程序讨回债务也是可取的。
2小额钱债审裁处(SCT)。对于不超过15 000港元的债务，小额钱债审裁处有独立的审裁权。如果涉及复杂的法律问题，审判官有权将案子移交地区法院。
律师无权出席小额钱债审裁处，当事人必须自己出面，或分别指定代表，但不能指定律师做代表。
如果是公司(如管理公司)提起或被起诉，那么须派该公司的官员或职员做代表。在这种情况下，代表须出示他/她的授权书。
首先，要向法院呈递按规定格式写的偿债请求一式三份，内容包括：
(1)债权人姓名、地址；
(2)被告人姓名、地址；
(3)偿还金额；
(4)向被告人说明提出偿债的理由及偿还金额的计算方法。
提呈偿债请求之后，法院通知债权人审理的时间和地点。审理由具有法律资格的审判官主持，采取非正规的方式。不过，债权人必须以口头和书面形式提供证词，他/她可以提供债务人的账目，出示诸如公契副本、欠款账单本、催缴函等有关文件。
审理之后，审判官会尽快作出他/她认为合适的裁决。通常审理之后即刻作出裁决。任何有利于债权人的仲裁裁决，可作为判决执行，与一般法院判决相同。判决执行情况在这里不作叙述。


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