第三节 员工培训技巧与员工 档案管理办法

一、培训工作的必要性、内容与任务

人力资源培训与开发是重要的，在具体操作中又是复杂的。它包含了一系列过程，牵涉到时间、金钱、人员的投入，必须精心设计和组织。我们把它称为一个系统，使培训、开发与组织目标紧密相连。同时其中每一环节都能实现员工个人、工作及企业三方面的优化。人力资源培训与开发系统包括三大块内容：一是确定培训需要，设置目标并拟定计划；二是执行阶段，即施行培训和开发的各个项目；三是对培训开发工作进行总结和评估。

(一)物业人员培训的必要性
1人员素质不高
目前我国城市相当一部分物业管理人员是由房管单位或房地产开发企业转移过来的，专业知识欠缺，服务意识不强，必须进行必要的专业培训和学习，掌握物业管理工作所必需的市场经济、城市规划、建筑、公关、法律等方面的知识，提高物业管理人员的整体素质，逐步实现经过专门培训，通过专门机构的考试，并取得资格证书的物业管理人员从事物业管理工作。

2素质转化太慢
目前，我国物业正面临着传统管理向现代管理的转变，由于现代物业管理与传统管理的区别，因而许多物业管理人员不能适应现代物业管理的需要，急需进行培训。
3物业管理人才缺乏
迄今为止从事物业管理的人员仅10万余人，其中物业管理发展较早的深圳就有4万余人，充分说明物业管理人才缺乏，特别是在内地的广大地区和城市，显得更为突出。而目前从事物业管理的人员中，具有大中专以上文化程度的管理人员所占比例很少，大量的物业管理人员只具备高中文化程度，缺乏必要的文化知识和专业技能，尚未进行过必要的技术培训，专业水平普遍不高。很多管理人员只能做一些诸如收费等简单劳动。而从事住宅小区安全管理的保安人员更是缺乏严格的系统的训练，漏洞不少，常给坏人以可乘之机，有的甚至里外勾结，进行盗窃、行凶等违法犯罪活动，使业主入住无安全感，无法保护业主的合法权益不受侵犯。

然而，目前对物业管理人员素质低下，管理水平不高的状况尚未得到充分重视，物业管理人才的培养工作还很欠缺。据了解，目前相当一部分大专院校的房地产专业尚未开设物业管理课程，而物业管理的职业培训也很缺乏，全国性的物业管理人员培训仅在深圳举办过两次，很多地方和城市还没有制定物业管理人才培训计划和举办过物业管理人员培训班。致使物业管理合格人才缺乏，管理水平低下的状况无法得到改善。

(二)员工参加各类专业培训和业余学习的规定
1员工参加各类专业培训和业务进修，必须符合以下条件：
(1)专业对口，确因工作需要；
(2)部门同意或推荐，经人事部审批。
2凡为达到某种学历报考各类业余院校及电大、函大的员工，其学费一律自理，单位亦不提供学习时间。
3凡经批准参加培训学习的学费，一律凭结业证或成绩合格通知单报销，其学习所占用的工作时间，可酌情按“公假”处理。
4凡提出报考有关院校脱产学习的个人，必须按规定办理辞职手续。
5凡经单位出资培训学习的员工，如本人在服务期内提出调动或辞职的，须按规定交纳培训费。

(三)员工辞职和调动工作后收取培训费
1本规定适用于单位出资培训或由单位交纳培训费的全体在职员工。
2由单位出资曾在国内接受培训的员工(包括在大中专院校、函大业余学习、参加文化补习、技术工人考级等)辞职或调动工作时，向其收取培训费的标准如下：
(1)毕业或培训期满后，工作满5年，申请辞职或调动工作经批准后，免收全部培训费。
(2)按本人合同期限，逐年递减。
(3)非员工本人主动申请离开大厦的，(辞退、开除、除名者除外)，可根据情况少收或免收培训费。
3单位出资出国培训的员工，申请辞职或调动工作时收取培训费的标准如下：
(1)从培训结束起工作满5年，可免收全部培训费。
(2)工作不满5年者，每工作满1年可减收全部费用的20%，工作不满1年者收取全部培训费。
(3)初次接受出国培训者，工作期限从培训结束算起；再次接受培训者，工作期限及培训费要前后合并计算，满10年可免收全部培训费，每工作1年减收全部费用的10%。
(4)非本人主动申请离开大厦时，(辞退、开除，除名者除外)，可根据情况少收或免收培训费。
4既接受国内培训又接受出国培训人员，在申请辞职或工作调动时，按上述规定分别收取培训费。
5申请辞职或调离者，须一次付清全部应交培训费后，方可办理离职手续。
(四)培训与开发的需要分析
在进行培训与开发前，为避免盲目性，也为了使培训更有效，首先要做的工作便是分析是否有培训与开发的必要性。培训开发的需要分析主要分为三个层次：组织分析、任务分析和个人分析。由此来了解组织中哪些部门需要培训?个人需掌握些什么才能有效地完成某一工作?谁需要培训及需要哪一类培训?

三种培训需要的调查分析，可以具体采用以下六种方法：观察法、问卷调查法、约见面谈法、会议调查法、工作表现评估法、报告审评法(如需可展开)。

有了明确的目标后，就要将目标具体化、操作化。这往往通过拟定培训计划来达到。培训计划又可分长期计划与短期计划。长期的培训计划考虑企业的发展及所要达到的目标，从长远出发来设立培训课程计划并编制预算；短期的培训计划则主要针对每个不同培训项目，对培训内容、活动进行具体规划。在培训计划中，根据培训目标，确定培训的组织形式、课程设置、培训教师、使用教材或讲义、培训方式、考核方式、培训时限等。

培训计划可以用国际上一种“5W1H法”来加以说明。所谓“5W1H”，即Why(目的性、必要性)、What(目标)、Who(主体和客体)、Where(地点)、When(时间)、How(方式方法)。在培训管理的计划工作中，也可以用这“5W1H”来概括之。
Why：为什么要培训，培训的目的是什么。
What：要说明培训什么，欲达到何种目标。通过培训，是要员工掌握一些基本技能，还是要达到较高的技能水平。
who：确定哪些人员为培训对象，以及聘请什么人为教员。
Where：在什么地方进行培训，是在公司内部还在公司外部。
When：何时开始培训，需历经多长时间，属短期、中期还是长期。
How：采取什么方式进行培训(How to)和提出经费预算报告(How much)。
物业管理公司培训工作的实施是一个复杂的实务过程，各种不同类型的培训实施程序，没有统一的模式可以套用。培训活动的实施技巧，是根据培训的具体目标，灵活运用合适的训练形式与方法，使培训获得预期的效果。

上海广播大厦物业管理的常规培训的程序是这样的：
(1)新员工入职培训(迎新培训)。安排在报到后的前2天或延续至半个月视工种岗位而定。课程内容包括办理报到人事手续，介绍公司的背景、提供的服务项目、经营范围、运作方式，以及用工制度、福利待遇、工资结构、发薪日、加班工资；物业管理从业人员的基本要求，教育上岗前的仪容仪表，平时的礼貌礼节要求；安全工作常识，物业管理基础知识，《员工手册》、《规章制度》的学习。培训方式以讲解、观看录像、参观大厦以及讨论、漫谈形式结合进行，并配合简单的考核以巩固有关知识。
(2)专业培训课程。这是针对不同的训练要求开展的，如保安人员在入职前要进行为期两个星期的军训、政训，由保安部门制订具体计划，人力资源部门组织协调，外请武警部队官兵进行列队擒拿格斗等专题培训。最后由所有学员讨论、交流学习心得，并撰写培训小结。
(3)部门实务培训。公司内经常开展的部门岗位培训，由人力资源部门配合各业务部门做好计划安排。例如根据市电话话务员上岗证培训班开办日程安排，协助电话通讯部门安排好人手，参加市话局的业务岗位培训。


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